23 Jun ¿Tienes un buen sistema de destrucción documental?
¿Destruyes la documentación en tu empresa?
Cuando una empresa tiene que deshacerse de los documentos que ha ido acumulando durante el tiempo estipulado por ley, llega el gran dilema de qué hacer con ellos. La destrucción documental es un proceso bastante importante, ya que, si no se hace correctamente, puede perjudicar a la empresa de una forma bastante grande, siendo las multas por no destruir correctamente la documentación confidencial de entre 600 y 600.000€.
Para asegurarnos de que esta documentación se destruye correctamente, podremos optar por varios métodos: destruirlos nosotros mismos utilizando una destructora de papel, por medio de calcinado o enviando la documentación a una empresa especializada en esta materia.
Destrucción por medios propios.
Es el método más sencillo de destrucción documental, puesto que una trituradora es relativamente fácil de encontrar y se pueden encontrar a un precio accesible, teniendo en cuenta la importancia que suponen.
También deberemos tener en cuenta el tipo de datos que manejamos, esto se debe a que contra más alto sea el nivel, tendremos que adquirir una trituradora que sea más específica, estas especificaciones deberán ir acorde a la normativa de destrucción vigente y al nivel de seguridad en función de la LOPD.
Una de las ventajas que tiene tener una destructora es que los documentos no salen de la oficina, pero a su vez, la parte negativa es que muchas de estas permiten introducir pocos documentos simultáneamente, o debido al uso continuado, esta se calienta y debemos interrumpir este proceso por unos momentos.
Calcinado de documentos
Este sistema se utiliza en gran parte en las empresas que se disponen de hornos o calderas en los cuales estos métodos sirven para llevar a cabo la destrucción documental. A pesar de que se está cumpliendo con lo establecido en la LOPD, no es recomendable.
La ventaja de este método es que puede hacerlo uno mismo, pero a la vez necesita un espacio destinado para el proceso y si no se tiene un control, puede llegar a producirse una quema descontrolada.
Contratar los servicios de un tercero
Es el método más seguro y efectivo, puesto que las empresas que se dedican a esta actividad, deberán estar capacitadas con el certificado de la normativa UNE-EN 15713:2010, este certificado verifica que la empresa cumple con la normativa legal y los requisitos para realizar una correcta destrucción confidencial.
Algunos de estos requisitos son, por ejemplo, tener una certificación en la norma UNE-EN1 5713-2010, disponer de un certificado de destrucción, o disponer de personal cualificado, entre otros.
Aunque como desventaja sea que repercute unos costes a la empresa, el ahorro de tiempo, el saber que se cumple con la legalidad o que supone una limpieza al no realizarlo dentro de la empresa, contrarrestan esa desventaja.
Niveles de destrucción en la norma UNE-EN 15713:2010
Depende del tipo de objeto que se destruya, este se clasificará en un grupo distinto, a continuación, te lo muestro:
Por último, destacar que utilicemos el método que utilicemos, deberá estar recogido dentro de la hoja de seguridad de la propia empresa, así nos evitaremos problemas con la justicia cuando esta revise estos datos.
